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Perspective

Migration vers Office 365 : l’humain au cœur de l’évolution

Par Pier-Luc Rodrigue, Véronique Morin et Stéfan Lamoureux

Lorsqu’une organisation choisit d’aller au-delà de la migration de courriels ou de la simple mise à jour de la suite Office pour exploiter de façon optimale Office 365, elle doit être ouverte à voir son projet de migration autrement. Avec la mobilité, l’intégration des outils et les opportunités de collaboration vient la nécessité de revoir le fonctionnement de ses équipes TI, de transformer ses façons de travailler et de questionner certains processus déjà bien établis. Plus que jamais, l’humain se retrouve au cœur de cette (r)évolution.

La mise à jour des systèmes informatiques présente son lot de complexité technique et nécessite une forme de mise à niveau des utilisateurs. Toutefois, l’arrivée de Microsoft Office 365 ébranle les paradigmes des projets de migration tels que nous les connaissons. Le défi n’est plus tant l’aspect technologique de la transition vers cette nouvelle solution, mais plutôt l’évolution de l’entreprise vers celle-ci.  Lorsqu’une organisation choisit d’aller au-delà de la migration de courriels ou de la simple mise à jour de la suite Office pour exploiter de façon optimale Office 365, elle doit être ouverte à voir son projet de migration autrement. Avec la mobilité, l’intégration des outils et les opportunités de collaboration vient la nécessité de revoir le fonctionnement de ses équipes TI, de transformer ses façons de travailler et de questionner certains processus déjà bien établis. Plus que jamais, l’humain se retrouve au cœur de cette (r)évolution. Selon Pier-Luc Rodrigue, conseiller TI, le défi se retrouve moins dans l’aspect technique de la migration, mais davantage dans la transformation de l’équipe TI. Il ne s’agit plus de gérer une migration au 7 ans et d’assurer un support. Il faut désormais se mettre en veille continue pour bien gérer les impacts que les mises à jour récurrentes peuvent avoir sur les utilisateurs et sur l’organisation.

Pier-Luc Rodrigue
« Le défi se retrouve moins dans l’aspect technique de la migration, mais davantage dans la transformation de l’équipe TI. »
– Pier-Luc Rodrigue, conseiller TI et spécialiste Microsoft

Si on prend le temps d’analyser Office 365, on comprend rapidement qu’on ne parle pas ici d’une simple mise à jour ; c’est tout un écosystème qui est mis à la disposition des grandes comme des petites entreprises. Si vous voulez bénéficier de la force de l’intégration des outils, vous devez vous poser rapidement la question « comment voulons-nous nous positionner face à cette migration ? » Trop souvent, les organisations migrent vers Office 365 comme elles l’ont fait pour les versions antérieures. En abordant cette transition comme une transformation stratégique de l’organisation, il devient possible de prendre les devants sur le virage numérique et d’augmenter votre indice de productivité et la mobilisation de vos employés. Si on choisit d’exploiter toutes les facettes d’Office 365 – collaboration, mobilité, autonomie des individus et des équipes – il faut accepter de challenger le « on a toujours fait ça de même » et être capable de prendre le recul nécessaire pour établir la vision stratégique et non seulement exécuter un plan de déploiement. Soyons clairs : on parle ici d’une transformation de culture qui touche l’organisation, les équipes et les individus.

Véronique Morin
« Si on choisit d’exploiter toutes les facettes d’Office 365, il faut accepter de challenger le « on a toujours fait ça de même » . »
– Véronique Morin, Conseillère senior en gestion du changement

Dans cette optique de transformation, il faut travailler de concert avec vos ambassadeurs de la technologie, vos influenceurs et vos agents de changement pour multiplier les points de contact avec les utilisateurs. Rendre disponible une vidéo de formation le lendemain du déploiement ne suffit plus ; il faut dorénavant générer l’adoption des nouveaux outils en transformant ses façons d’informer et d’accompagner les équipes. Il faut vous préparer à un modèle de gestion perpétuelle du changement qui permet aux utilisateurs de transformer leurs habitudes de travail et de devenir plus autonomes face aux mises à jour régulières de leurs outils. On parle ici d’une nouvelle forme de gestion du changement, plus intuitive et plus agile.


Exploitez-vous votre différence?

Pour répondre au besoin du marché qui nous demande constamment d’en faire plus avec moins, la planification d’une migration vers Office 365 passe par le questionnement de certains processus. La nouvelle génération d’employés s’attend aussi à avoir accès aux outils qui lui permettront d’être plus mobile et de collaborer de façon efficace. La pression est donc interne et externe. Tout un défi, mais n’en vaut-il pas la peine ? Les entreprises qui approchent leur migration Office 365 d’un angle humain, gagnent automatiquement une longueur d’avance sur la compétition. Aussi bien commencer maintenant.

Stéfan Lamoureux
« A fool with a tool will always be a fool! Les entreprises qui approchent leur migration Office 365 d’un angle humain, gagnent automatiquement une longueur d’avance. »
– Stéfan Lamoureux, Formateur, conseiller et conférencier

Dans un monde en pleine évolution, même ce qu’on tenait pour acquis change. Il ne faut donc pas s’attendre à ce que cela prenne autant de temps avant un prochain changement de ce genre. Avec Office 365, Microsoft nous donne les outils pour nous permettre d’aller plus loin, de changer et de s’améliorer, mais encore faut-il être prêt et surtout, bien accompagné dans cette évolution, voir, cette révolution.

Pistes de réflexion

Avant de considérer une migration de vos systèmes actuels vers la nouvelle mouture d’Office, deux autres réflexions importantes s’imposent :

Quelles sont vos raisons de vouloir migrer à Office 365 ?

Bien qu’il s’agisse de la suite logique d’une mise à jour de vos systèmes si vous êtes déjà dans l’univers de Microsoft, il est important de se poser la question sur les raisons qui vous mènent à vouloir faire cette migration. Sans mettre de côté l’éventuelle fin de support pour la version que vous utilisez en ce moment, Office 365 est bien plus qu’une simple mise à jour. Avez-vous réellement pris le temps de comprendre l’étendue des possibilités qu’elle offre ? Voyez-vous l’importance du changement que cette migration apporte ? De nouveaux outils amènent de nouvelles possibilités !

Quels sont vos besoins actuels ?

Bien souvent, on se laisse prendre dans la gestion au jour le jour de notre entreprise, mais il est souvent sage de prendre un temps pour s’arrêter et bien identifier nos besoins avant une étape cruciale comme une mise à jour de nos systèmes informatiques. Cela vous permettra entre autres de sélectionner le plan adéquat pour votre organisation. Microsoft offre une flexibilité avec les formats de licence proposés pour Office 365. Tout comme le changement au niveau de votre entreprise, il ne tient qu’à vous d’en tirer le maximum.

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