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Perspective

Migration vers Office 365 : l’humain au cœur de l’évolution

Par Pier-Luc Rodrigue, Véronique Morin et Stéfan Lamoureux

Lorsqu’une organisation choisit d’aller au-delà de la migration de courriels ou de la simple mise à jour de la suite Office pour exploiter de façon optimale Office 365, elle doit être ouverte à voir son projet de migration autrement. Avec la mobilité, l’intégration des outils et les opportunités de collaboration vient la nécessité de revoir le fonctionnement de ses équipes TI, de transformer ses façons de travailler et de questionner certains processus déjà bien établis. Plus que jamais, l’humain se retrouve au cœur de cette (r)évolution.

Si on prend le temps de bien comprendre la nouvelle offre du géant de Redmond, on ne parle pas ici d’une simple mise à jour: c’est tout un écosystème qui est mis à la disposition des entreprises de tout acabit. Il y a plusieurs outils, mais il n’est bien sûr pas obligatoire de tous les utiliser. Malgré tout, il faut tenir compte de ces nouvelles opportunités et cela peut faire peur. C’est une migration nouveau genre! Une migration vers un système en constante évolution qui offre une intégration de technologies qui étaient auparavant déconnectées. Cela ne nous laisse plus le choix: il faut se poser la question “comment voulons-nous vivre cette migration?”. Elle aura un impact positif sur votre organisation si elle est bien orchestrée, mais elle peut tout aussi bien avoir un effet négatif si vous ne vous posez pas les bonnes questions avant de vous lancer dans ce processus.

Pier-Luc Rodrigue
« Le défi n’est plus vraiment l’aspect technique de la migration. »
– Pier-Luc Rodrigue, conseiller TI et spécialiste Microsoft

Il ne suffit plus d’avoir une approche simplement “top-down”: il faut rallier ses troupes et qui sait, même travailler de concertation avec vos ambassadeurs de cette technologie, vos influenceurs, vos agents de changements. Il n’est plus envisageable de continuer de bloquer nos utilisateurs: donnons-leur les moyens dont ils ont besoin pour réussir. Aujourd’hui, les nouveaux employés s’attendent à avoir ces outils et à pouvoir collaborer plus facilement. La responsabilité est plus grande! Ce n’est plus assez de simplement s’assurer que les utilisateurs aient accès à une petite vidéo de formation le lundi matin suivant la mise à jour: il faut changer ses façons d’informer et d’accompagner nos utilisateurs. Il faut aller plus loin. Plus question de prendre ces derniers par la main: adoptons plutôt une vision qui permettra de les aider à devenir plus autonomes. Tout change. La seule constante est la capacité de l’entreprise à s’adapter aux petits changements qui arrivent régulièrement. En réalité, on parle ici de gestion du changement, de la capacité de l’organisation à bien gérer ce changement, et ce, à tous les niveaux de l’entreprise.

Véronique Morin
« [Cette migration] amène l’organisation à faire face à certaines lacunes qu’elle pourrait avoir. »
– Véronique Morin, Conseillère senior en gestion du changement

Pour répondre au besoin du marché qui nous demande constamment d’en faire plus avec moins, et d’être plus efficace, la planification de cette migration passe aussi par les processus d’affaires. Ne soyons pas dupes, certaines mécaniques internes sont probablement mentionnées seulement du bout des lèvres… On en parle très peu ou on évite tout simplement le sujet: elles fonctionnent, mais ne sont pas optimales. Peu importe le niveau de compétence de votre équipe TI ou du partenaire qui réalisera cette transition avec vous, ces lacunes seront mises de l’avant, que vous le vouliez ou non. C’est le moment adéquat de faire une introspection, mettre de l’avant vos forces, mais aussi, de s'interroger sur certaines faiblesses de votre organisation. On ne le répètera jamais assez; c’est une migration nouveau genre. Nul désire d’être irrévérencieux, mais nous sommes convaincus que le fondement de celle-ci est axée sur l’humain. Tout un défi, mais n’en vaut-il pas la peine?

Exploitez-vous votre différence?

Stéfan Lamoureux
« C’est votre dernière migration comme vous la concevez en ce moment, mais c’est votre première migration avec ce nouveau paradigme. »
– Stéfan Lamoureux, Formateur, conseiller et conférencier

Dans un monde en pleine évolution, même ce qu’on tenait pour acquis change. Il ne faut donc pas s’attendre à ce que cela prenne autant de temps avant un prochain changement de ce genre. Avec Office 365, Microsoft nous donne les outils pour nous permettre d’aller plus loin, de changer et de s’améliorer, mais encore faut-il être prêt et surtout, bien accompagné dans cette évolution, voir, cette révolution!

Nos experts vous conseillent

Avant de considérer une migration de vos systèmes actuels vers la nouvelle mouture d’Office, deux autres réflexions importantes s’imposent :

Quelles sont vos raisons de vouloir migrer à Office 365?

Bien qu’il s’agit de la suite logique d’une mise à jour de vos systèmes si vous êtes déjà dans l’univers de Microsoft, il est important de se poser la question sur les raisons qui nous amènent à vouloir faire cette migration. Sans mettre de côté l’éventuelle fin de support pour la version que vous utilisez en ce moment, Office 365 est plus qu’une simple mise à jour. Avez-vous réellement pris le temps de comprendre l’étendue des possibilités qu’offre cette nouvelle offre? Voyez-vous l’importance du changement que cette migration apporte? De nouveaux outils amènent de nouvelles possibilités!

Quels sont vos besoins actuels?

Bien souvent, on se laisse prendre dans la gestion au jour le jour de notre entreprise, mais il est souvent sage de prendre un temps pour s’arrêter et bien identifier nos besoins avant une étape cruciale comme une mise à jour de nos systèmes informatiques. Cela vous permettra entre autres de sélectionner le plan adéquat pour votre organisation. Microsoft offre une flexibilité avec le format de licences proposé pour Office 365: comme le changement au niveau de votre entreprise, il en tient qu’à vous d’en tirer le maximum.

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